Comment gérer ses OKR avec Notion ?
Comment piloter la performance d’une entreprise en pleine croissance ?
C’est un des principaux dilemmes des dirigeants de start-up.
Vous le savez, tout ce qui se mesure peut s’améliorer.
D’où l’importance de fixer des objectifs et de mesurer leur progression.
Pour cela, vous connaissez sûrement la méthode des OKR.
Voyons ensemble comment la mettre en place dans Notion !
Sommaire :
1 - C’est quoi des OKR ?
OKR, à savoir Objetives Key Results, pourrait se traduire en français par objectifs et résultats clés.
Le principe est simple :
- vous posez un objectif qui correspond à votre but ;
- et vous établissez des résultats clés comme moyen de confirmer cet objectif.
Ce système d’organisation ou de management est très utile dans une équipe. Par exemple, chaque membre a une mission/objectif, et il lui faut déterminer plusieurs résultats clés qui viendront valider son objectif.
N’oubliez pas qu’il est toujours essentiel de réfléchir à une façon simple, efficace et mesurable pour parvenir à son objectif principal. Sans ça, vous risquez de vous démotiver et de ne pas réussir.
L’OKR permet de donner une ligne de conduite. Et c’est un moyen simple et efficace de s’assurer de la bonne progression et atteinte des objectifs.
Par exemple, votre objectif pourrait être : agrandir votre communauté d’utilisateurs. À partir de cet objectif, vous allez définir des résultats clés quantifiables (+ 1 000 sign-up par mois).
Il est recommandé de choisir entre 3 et 5 OKR.
Cette méthode est très utile et peut apporter d’excellents résultats pour vous et votre équipe. Vous serez plus concentré sur le suivi de vos projets tout en mettant les bons moyens en place pour parvenir à vos fins.
Les entreprises célèbres qui utilisent les OKR :
- Amazon
- Intel
- Netflix
Et beaucoup de start-up et scale-up françaises 😉.
2 - Les 5 étapes pour gérer ses OKR sur Notion
Notion est parfaitement adapté pour mettre en place ses OKR. Il vous aide à planifier et suivre vos objectifs facilement et efficacement.
Vous aurez l’avantage de tout centraliser et de créer un espace plus collaboratif pour vous et votre équipe.
Pour commencer, il vous faudra créer une base de données de vos OKR.
2.1 - Construire une base de données
Faire une base de données sur Notion est un jeu d’enfant.
- Tapez /page pour ouvrir une nouvelle page
- Cliquez sur table
Ou bien :
- Tapez /base de données pleine page
2.2 - Personnaliser votre base de données
Notion est très flexible et personnalisable. Vous pouvez en faire une force pour vous et votre équipe.
Une fois votre base de données créée, ajoutez une icône, une image de couverture et donnez-y un nom.
Vous pourrez ensuite personnaliser chaque page de votre base de données grâce aux propriétés.
2.3 - Ajouter des propriétés à votre base de données
Je vous invite à créer plusieurs colonnes pour compléter votre base de données OKR. Pour ajouter des propriétés, vous pouvez cliquer sur le + ou ajouter les propriétés sur chacune des pages.
Les propriétés permettent d’utiliser plusieurs fonctionnalités Notion (comme les tags, les dates ou la sélection par exemple).
- 1er colonne : Ajoutez vos résultats clés. N’oubliez pas que chaque résultat clé doit être le plus mesurable possible.
- 2e colonne : Notez votre objectif principal en lien avec votre résultat clé.
- 3e colonne : Précisez les tâches pour réussir votre résultat clé
- 6e colonne : Ajoutez la valeur courante
- 7e colonne : Choisissez votre valeur d’ambition
Dans d’autres colonnes, vous pourrez également choisir la personne référente en la mentionnant ou encore établir la date d’échéance pour parvenir à la finalité de votre résultat clé.
2.4 - Créer une formule de progression
Les formules sont vraiment un atout sur Notion. Il ne faut pas s’en priver et savoir les utiliser, c’est gagner en aisance sur votre outil.
Lorsque vous précisez toutes les valeurs de votre résultat clé, ajoutez ensuite une nouvelle colonne avec pour propriété formule.
Vous pourrez ainsi utiliser cette formule :
(prop("Current Value")-prop("Initial Value"))/(prop("Target Value")-prop("Initial Value"))
Elle vous donnera une indication sur la progression de votre résultat clé. De cette façon, vous saurez plus rapidement où est-ce que vous en êtes.
👀 Lire mon article à propos des barres de progression dans Notion.
2.5 - Utiliser différentes vues et filtres
Les bases de données Notion peuvent être visibles sous différentes vues. Chaque vue possède des avantages et aide à améliorer votre vision de votre OKR.
Lorsque vous cliquez sur « table », vous aurez la possibilité d’ajouter de nouvelles vues à votre OKR.
Vous pourrez par exemple sélectionner la vue timeline (chronologique) qui permet de voir les résultats clés de votre objectif dans le temps. La vue kanban est également très pratique quand vous êtes dans une logique de ce qui a été fait ou non, pour reprendre les bases de la méthode GTD (Getting Things Done).
Enfin, les filtres vous aideront à créer des vues plus précises et plus claires pour votre équipe. Filtrer vos objectifs pour que seul l’objectif d’une équipe apparaisse.
De cette façon, quand vous créez des liens de votre base de données sur l’espace de travail de votre équipe, ils ne verront que ce qui les concerne.
Autant vous dire que c’est plus que pertinent lorsque vous travaillez sur plusieurs, projets avec des équipes différentes.
3 - Les templates OKR sur Notion
Notion a cette grande qualité de fournir des templates gratuits pour vous faciliter la vie. Vous n’avez peut-être ni le temps ni l’envie de tout commencer à zéro.
Dans ce cas, il vous suffit de dupliquer ce template dans votre espace Notion.
💡 Lire mon article Comment dupliquer un template dans Notion ?
Vous pourrez ainsi travailler rapidement sur votre OKR. Je vous conseille tout de même de le personnaliser un peu à votre façon pour vous l’approprier au maximum.
Plus votre espace ou votre OKR vous ressemble et plus il sera simple, pour vous et votre équipe, de progresser dessus.
Vous voici désormais prêt pour réaliser votre OKR et être productif en un temps record !