Le guide pour bien collaborer dans Notion
« Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est la réussite. » - Henry Ford
Cette citation vous parle certainement si vous travaillez en équipe. Le travail en groupe est omniprésent dans notre société. Mais à l’heure où le télétravail se généralise, il n’est pas simple de trouver un bon système d’organisation.
Notion répond à ce problème avec brio. Cet outil tout-en-un, qui regroupe plusieurs applications et propose beaucoup de fonctionnalités (todo list, base de données, gestion de projet, CRM…), s’adapte totalement au travail d’équipe.
Sommaire :
- Pourquoi utiliser Notion pour travailler à plusieurs ?
- Comment bien collaborer sur Notion ?
- Collaboration : les erreurs courantes
Pourquoi utiliser Notion pour travailler à plusieurs ?
Notion est un outil conçu pour s’organiser au mieux dans sa vie personnelle ou professionnelle. C’est un logiciel qui se prête totalement au travail en équipe grâce à ses fonctions collaboratives.
Il existe de nombreuses situations qui demandent d’utiliser un logiciel collaboratif comme Notion. Vous souhaitez planifier votre quotidien, pour vous et votre famille : liste de tâches, planification de voyage, suivi des finances, etc.
Dans le cadre professionnel, c’est encore plus important. Notion vous permet de créer des espaces à plusieurs pour partager et construire en commun vos projets.
Notion est aussi très utile pour les entrepreneurs. Vous avez besoin de communiquer avec vos clients, d’organiser des projets et d’échanger des informations. Vous n’aurez aucune difficulté à le faire avec Notion, en partageant vos projets, vos devis ou encore vos notes.
Notion est l’un des outils les plus adaptés à la gestion de projet. Vous bénéficiez de plusieurs fonctionnalités et d’un espace pour vous et votre équipe. Personnalisez-le ensemble, organisez vos réunions (rapports, date, reminders, etc.).
J’ai eu de nombreux retours d’étudiants également convaincus par les avantages de travailler sur Notion en groupe. C’est un excellent support, pour organiser vos travaux collectifs et créer des espaces de stockage des connaissances.
Comment bien collaborer sur Notion ?
Notion se personnalise avec ses pages et ses blocs. Ce sont ces éléments avec lesquels vous pourrez travailler en équipe.
Commencez par concevoir un espace de travail dans lequel vos différents membres d’équipe ont accès.
Ces espaces de travail regrouperont toutes les informations nécessaires, comme vos projets, vos listes de tâches, vos plannings, vos données d’entreprises (carnet d’adresses…) ou encore un Wiki pour optimiser votre organisation.
Regroupez les pages sur un même espace. Vous verrez, c’est plus lisible. Et surtout, vous ne serez pas perdu si vous travaillez avec des équipes ou des clients différents. Vous aurez alors plusieurs espaces de travail.
Concrètement, vous pouvez partager l’ensemble de votre espace ou juste quelques pages. Comment ?
- En haut à droite, cliquez sur le bouton « Partager »
- Ajoutez les personnes que vous souhaitez
Vous pouvez choisir le type d’accès : accès complet, modification, consultation. Notez que l’accès complet est réservé au forfait payant de Notion.
Si vous partagez votre espace, les personnes auront accès à toutes les pages se trouvant à l’intérieur. Si vous ne souhaitez partager qu’une page spécifique, il faudra donc cliquer sur « partager » en étant directement sur la page en question.
En donnant l’accès avec modification, les membres de votre équipe pourront modifier en même temps et de façon instantanée. Vous pourrez observer qui modifie grâce au petit avatar présent à côté de la personne.
Je vous laisse imaginer le temps gagné sur votre base de données, quand toute votre équipe peut y contribuer.
Une autre fonctionnalité devrait vous ravir. Il s’agit du verrouillage ! Travailler en équipe n’est pas toujours chose facile. Vous avez peur des erreurs des autres, de situation de confusion et que le résultat soit désastreux.
C’est compréhensible, et d’autant plus quand vous pouvez travailler à plusieurs sur le même espace Notion.
Pour éviter cela, je vous conseille de verrouiller la page (ou la base de données). Ouvrez le menu avec les trois points en haut à droite, et cliquez sur « verrouiller la page ».
Pour le verrouillage de la base de données :
- Cliquez sur les trois points (en haut à droite de la base de données)
- Sélectionnez « Verrouiller la base de données »
Ce verrouillage ne concerne pas le contenu qui peut être modifié, mais tous les autres paramètres de la base de données – vues, propriétés…
Collaboration : les erreurs courantes
La collaboration est devenue capitale dans nos vies professionnelles. Pourtant, je constate que beaucoup utilisent des outils différents pour chaque fonctionnalité.
Asana pour le planning, Google Docs pour les comptes rendus, Evernote pour les notes, etc. En bref, vous êtes dispersés parmi plusieurs outils.
C’est pour cette raison que j’ai choisi Notion pour toutes mes collaborations. Tout est centralisé au même endroit et c’est plus clair pour tout le monde.
Pour bien collaborer, il faut apprendre à maîtriser Notion.
Dans ma formation Notion Secrets, j’organise un module spécifique à la collaboration pour ne plus reproduire des erreurs qui ternissent la qualité de vos projets.
Je vous explique comment créer un bon espace de travail à plusieurs pour qu’il soit fonctionnel, efficace et très clair.
Il y a toute une partie concernant la gestion de permissions, qui permet d’aller plus loin dans la prise en main de l’outil Notion. Il est important de réfléchir à cette question avec votre équipe pour une meilleure organisation.
Puis, vous aurez une autre section qui concerne les notifications et les rappels.
Notion est un outil d’organisation, mais aussi de communication. Lorsque vous utilisez Notion pour gérer vos projets et gérer vos tâches, vous verrez que les rappels et les notifications sont très utiles. Notion peut également se transformer en espace d’échange grâce aux commentaires notamment.
Enfin, je fais le point avec vous sur les problèmes courants que peuvent rencontrer les équipes. En les connaissant, vous êtes certain de ne pas tomber dedans.
Commencez dès maintenant à utiliser Notion avec votre équipe !