Le Guide de la Gestion de Projet sur Notion
« Ceux qui planifient font mieux que ceux qui ne planifient pas, même s’ils s’en tiennent rarement à leur plan. » Churchill
Il en va de même pour tous vos projets. C’est pour cette raison qu’utiliser un bon outil comme Notion est primordial.
L’outil Notion est un des plus complets parmi les logiciels de gestion de projet. Cet outil tout-en-un présente de nombreux avantages pour vos projets professionnels et personnels.
Il regroupe plusieurs applications comme Trello, Evernote, Todoist ou encore Google Docs. Comment ? Grâce à toutes ses fonctionnalités !
Sommaire :
- Pourquoi Notion est un bon outil de gestion de projet ?
- Comment utiliser Notion pour de la gestion de projet ?
- Les meilleurs templates de gestion de projet sur Notion
1 - Pourquoi Notion est un bon outil de gestion de projet ?
Lorsque vous gérez un projet, les besoins sont souvent très importants. Notion est en mesure d’y répondre, puisque vous pourrez créer des : bases de données, todo lists, timelines, roadmaps, notes, etc.
En utilisant Notion pour vos projets, vous concentrez l’ensemble de vos activités avec un seul logiciel. Vous vous en doutez, moins vous vous éparpillez et plus vous gagnez du temps. L’efficacité est le maître mot de Notion.
Vos données sont centralisées au même endroit. Vous stockez autant d’informations que vous le souhaitez et vous y avez accès rapidement et facilement.
Les utilisateurs de Notion sont souvent conquis par sa très grande adaptabilité. Vous pouvez personnaliser votre Notion pour qu’il vous ressemble et évolue en même temps que vous.
Pour la gestion de projet, il est important d’avoir suffisamment de souplesse pour que votre outil ne soit pas en décalage avec l’évolution de vos projets.
Enfin, gérer un projet se fait rarement seul. Vous travaillez avec des collaborateurs et même en équipe, rien de plus simple sur Notion. Cet outil possède des fonctions collaboratives très puissantes et qui feront la différence dans votre quotidien !
2 - Comment utiliser Notion pour de la gestion de projet ?
Notion est un outil très flexible, ce qui est idéal pour la gestion de vos projets. En construisant correctement vos projets sur Notion, vous serez mieux organisé sur le long terme. Un point capital pour réussir vos objectifs et innover.
2.1 - Créer un espace dédié
Pour débuter, vous aurez besoin de réaliser des espaces correspondants à vos différents projets. En créant des espaces dédiés, vous améliorez votre concentration et votre efficacité.
Sur Notion, vous pourrez ainsi créer une page par projet. Pour réaliser votre page, vous pouvez tout simplement taper /page.
Je vous invite à vraiment personnaliser vos pages, pour que vous soyez à l’aise sur ces espaces. Vous aurez bien plus de plaisir à travailler sur vos projets si votre page Notion est agréable, lisible et organisée.
Sur votre page-projet, vous pourrez créer des sous-pages, des bases de données avec plusieurs vues. Tout ce qui concerne votre projet sera sur cette page : tâches, ressources, roadmap, todo list, kanban, etc.
2.2 - Créer ses bases de données
Les bases de données Notion sont très complètes. Elles sont également le meilleur moyen de construire une organisation solide et détaillée pour vos projets.
Vous pouvez créer des bases de données en pleine page ou intégrée : /base de données pleine page ou /base de données intégrée.
Une fois votre base de données en place, vous allez pouvoir stocker une quantité d’informations.
Avec votre base de données correspondant aux besoins de votre projet, vous hiérarchisez et priorisez vos contenus.
En utilisant des databases, vous optimisez votre utilisation de Notion pour en faire un outil de gestion performant.
2.3 - Fixer ses objectifs (et suivre leur avancement)
Les propriétés sont la partie la plus intéressante de vos bases de données. En précisant ces propriétés, vous établissez tous les objectifs de votre projet.
Vous pourrez dans un premier temps planifier votre projet, en ajoutant des dates et des échéances.
Comme une ligne de conduite, vous allez pouvoir intégrer tous les paramètres essentiels à votre projet : date, attribution aux personnes de votre équipe, les tâches associées, le chiffre d’affaires, etc.
Avec Notion, vous pouvez intégrer une barre de progression pour visualiser l’évolution de votre projet.
De cette façon, vous savez exactement où en est votre projet et vous savez quelle vitesse adopter en fonction.
Vous l’aurez compris, les propriétés sont le cœur même de votre projet. C’est ce qui vous permettra de le mener à bien.
2.4 - Créer un tableau de bord
Que vous ayez un projet ou plusieurs, il est toujours bon de bien organiser son espace de travail. Réaliser un tableau de bord vous offre une vision d’ensemble de votre travail.
Pour votre entreprise, votre espace de travail peut ressembler à un Wiki dans lequel se trouveront toutes les informations, les ressources nécessaires, ou vos todo list.
Dans le cas où vous avez plusieurs projets, en les faisant tous apparaître sur votre espace Notion, vous savez exactement où sont les priorités.
Concevez une base de données qui regroupe tous vos projets pour utiliser les vues disponibles. Avec la vue kanban, vous visualisez mieux l’état d’avancement de vos projets et leur degré d’importance.
Vous pouvez également utiliser la vue timeline, comme un diagramme de Gantt, vos projets et vos tâches sont représentés dans le temps par ordre de priorité.
2.5 - Collaborer
Un projet se conçoit rarement seul. Or, il est souvent difficile de bien communiquer et d’éviter les oublis. Notion est un outil qui se veut très collaboratif et vous n’aurez aucun mal à échanger avec votre équipe ou vos collaborateurs.
Vous pouvez partager votre espace entier ou simplement les pages que vous souhaitez. Pour cela, cliquez sur « Partager » en haut à droite et invitez les personnes que vous voulez.
Vous pourrez attribuer des tâches, mettre des commentaires et partager vos notes de réunion. Avec ces fonctionnalités, vos échanges et comptes rendus seront plus dynamiques et utiles.
3 - Les meilleurs templates de gestion de projet sur Notion
Commencer avec une page vierge peut parfois déstabiliser. C’est pour cette raison que de nombreux templates gratuits sont à disposition.
En plus de vous partager mes templates, comme pour faire son CRM ou son bilan annuel, j’ai aussi sélectionné les meilleurs templates pour vous aider dans votre utilisation de Notion.
Vous pouvez également trouver d’autres templates spécifiques pour la gestion de projet, sur le site officiel de Notion.so.
N’hésitez pas à vous en servir si vous voulez gagner du temps.
La gestion de projet sur Notion n’a plus de secret pour vous. Il ne vous reste plus qu’à vous lancer, pour un résultat très satisfaisant !
PS : je partage souvent des vidéos à propos de la gestion de projet sur ma chaîne YouTube :