32 astuces Notion pour gagner en productivité

Notion est de loin parmi tous les outils de productivité mon préféré ! Cet outil tout-en-un est flexible et minimaliste. Notion m’accompagne dans tous mes projets, aussi bien professionnels que personnels.

Sa polyvalence est un atout majeur puisqu’il peut vous accompagner dans toutes vos tâches et vos missions.

Besoin d’un outil pour organiser vos tâches, pour prendre des notes, pour collaborer dans vos projets, pour optimiser vos informations grâce à de solides bases de données : Notion est l’outil qu’il vous faut.

Lorsque vous comparez Notion vs Evernote ou encore Notion vs Todolist, rapidement vous réalisez que toutes ces fonctionnalités existent sur Notion. Avec Notion, vous gagnez du temps en centralisant vos données et en combinant les actions de plusieurs applications.

Néanmoins, Notion peut s’avérer complexe et demande parfois du temps pour une bonne prise en main. Connaître les rouages de Notion, vous permettra d’avoir une utilisation optimale de votre outil.

Voici un article (suivi d’une vidéo) dans lequel je vous donne plusieurs astuces pour utiliser Notion avec efficacité et en faire un outil de productivité performant.

Je rappelle, concernant les raccourcis clavier, que la touche Command ⌘ correspond à la touche CTRL sous Windows.

Mise en page

Ces astuces simplifieront votre utilisation de Notion, de quoi le positionner en vrai compétiteur face à Word par exemple.

• Mode sombre

Modifier l’apparence de votre Notion pour plus de confort visuel en activant le mode sombre.

Vous pouvez l’activer en allant dans vos paramètres, accessible dans la colonne de gauche:

Settings – Appearance – Light/Dark

Plus rapide encore : ⌘ ⇧ L

• Créer des colonnes de blocs

Vous voulez créer des colonnes pour une meilleure lisibilité ? Rien de plus facile.

Il vous suffit de déplacer le bloc en question et de le positionner à côté de votre autre bloc, le format colonne apparait aussitôt.

• Changer la largeur de la page

Par défaut, les pages Notion ont un format que l’on pourrait considérer comme compact avec des marges assez large.

Si vous voulez élargir votre page : cliquez sur les … (en haut à droite), et cocher « full width ».

• Ajouter une icône et une couverture

Parce que c’est tout simplement plus agréable et que Notion est fait pour être personnalisé !

Il vous suffit de cliquer sur « add icons » et « add cover » pour choisir ce qui vous convient le mieux.

• Changer la police du texte

Dans le menu …  qui se trouve en haut à droite, vous pouvez sélectionner un autre style de police.

Particulièrement utile selon le type de texte que vous rédigez, professionnel, blog ou autre.

• Copier les styles de titre

Si vous avez besoin de copier votre texte de Notion à Word, vous avez la possibilité de préserver le style de vos titres car ils sont compatibles avec Word.

• Ajouter des couleurs aux blocs

Toujours dans un souci de personnalisation et de clarté, vous pouvez choisir une couleur ou un fond de couleur facilement.

Sélectionnez votre bloc, avec la slash-command / vous ajouter la couleur que vous souhaitez.

Sinon lorsque vous sélectionner votre bloc, une petite fenêtre apparait dans laquelle vous pouvez choisir la couleur ou le fond de couleur (background) que vous souhaitez.

• Cacher les propriétés

Dans vos bases de données, vous avez la possibilité d’ajouter plusieurs propriétés (texte, date, multi sélect etc).

Pour masquer les propriétés que vous ne souhaitez pas voir apparaître sur votre base de donnée, cliquer sur les … en haut à droite de votre tableau, puis sur propriété et décocher les propriétés à faire disparaître.

• Les blocs TOC

Cette fonctionnalité est très utile quand vous rédigez des articles, des comptes rendus ou toute sorte de contenus rédigés.

Il s’agit de la table des matières, ou table of contents sur Notion, crée à partir de vos titres (heading 1, 2, 3). En activant la commande slash : /toc  vous pouvez ainsi réaliser votre table des matières automatiquement.

Très utile pour se rendre d’une section à l’autre sans avoir besoin de relire l’ensemble de l’article par exemple.

• Utiliser les templates de page

Les templates permettent de personnaliser au mieux votre Notion ! Pour ne pas perdre une minute, utiliser des templates déjà réalisés.

Pour cela, rendez-vous dans la bibliothèque des templates en cliquant « Templates » dans la colonne latérale gauche. Vous n’aurez plus qu’à choisir parmi une large sélection de templates et cliquer sur « use this template ».

• Les templates buttons

Une astuce que j’utilise très régulièrement : les templates buttons.

Configurez votre bouton template : /template   et cliquez sur Template button. Nommez votre template comme vous l’entendez, et configurez votre template - todo, toogle, bulleted list, etc – et votre bouton apparaîtra sur votre page.

Son intérêt ? En cliquant sur votre bouton, vous pouvez faire apparaître votre todo list, par exemple, en deux secondes et la dupliquer autant de fois que vous le voulez.

Fini les activités chronophages !

• Template dans des bases de données

Dans vos bases de données, si vous voulez être encore plus efficace et productif, je recommande vivement l’utilisation de template.

Pour cela, ouvrez une nouvelle fenêtre dans votre base de données, puis cliquez sur « New template ».

Nommez votre template, et personnalisez votre page (todo, liens, colonne, table …). A chaque création d’une nouvelle page dans votre base de données, vous n’aurez qu’à sélectionner votre template pour qu’il s’affiche.

Collaboration

Notion est un outil formidable pour la gestion de projet. Vous pouvez collaborer en partageant vos pages avec vos collaborateurs, et attribuer des tâches spécifiques à des personnes en ajoutant leur nom en tag.

• Référencer une autre page ou une personne

Avec la mention @ vous pouvez mentionner une page ou une personne. Très pratique lorsque vous voulez mentionner le nom d’une personne pour qu’elle puisse avoir directement l’information.

De même, en référençant une page de cette façon, vous pouvez plus rapidement vous y reporter.

• Bloquer des pages

Bloquer une page est en réalité un moyen de limiter les droits de modification. En effet, rien ne vous empêche de partager votre page, mais si vous ne souhaitez pas que celle-ci soit modifiée il vous faudra la bloquer.

Cliquez sur les … en haut à droite et choisissez « lock page ».

• Exporter des pages

Sur Notion, vous pouvez exporter vos pages en choisissant le format : PDF, HTML par exemple. Vous pourrez ainsi envoyer vos pages rapidement et facilement.

Toujours dans les … , vous verrez la catégorie Export. Vous n’avez plus qu’à cliquer dessus et choisir le format.

• Importer et Exporter du CSV

Au même titre que l’export de page, en cliquant sur les … vous pouvez soit choisir Import ou bien Export et sélectionner CSV.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités sont multiples sur Notion et en font un outil de productivité imparable. Ces astuces que j’utilise quotidiennement vous rendront encore plus à l’aise avec l’outil.

• Recherche rapide

Plus votre Notion se rempli et plus on a tendance perdre du temps lorsque l’on recherche une page. La recherche rapide est un moyen d’éviter cette perte de temps.

Utilisez le raccourci clavier ⌘ P ce qui ouvrira instantanément la fenêtre de recherche.

• Historique des modifications

Combien de modifications effectuons-nous sur une page ? Beaucoup. Notion permet de suivre ces modifications grâce à son historique.

Pour trouver cette historique, cliquez sur … puis sur history page.

Bonus : vous pouvez revenir à une version antérieure si vous avez supprimé des éléments par erreur.  En revanche, la version payante est nécessaire dans ce cas.

• Utiliser la commande Slash

Nous en avons rapidement parlé auparavant. La commande slash qui correspond au / permet de choisir différentes actions : todo, page, toggle et bien d’autres encore.

Vous avez la possibilité aussi de directement taper l’action voulues avec le /

Ex : vous voulez créer une page alors taper : /page

• Intégrer des vidéos

Pour insérer une vidéo dans votre page Notion, vous pouvez utiliser à nouveau la commande slash et taper video (/vidéo) ou bien le sélectionner dans le menu qui apparait directement avec la slash.

• Mettre des pages importantes en favoris

Lorsque vous besoin de vous rendre régulièrement sur certaines pages Notion, pensez à les mettre en favoris.

En haut à droite, cliquez sur Favorite, et votre page se placera directement dans la section favoris dans votre colonne à gauche.

Vous pourrez ainsi retrouver rapidement vos pages sans avoir à les chercher parmi toute votre liste.

• Permettre la recherche d’indexation/crawl Google

Cette option n’est pas gratuite. Elle peut être essentielle si vous souhaitez être mieux référencé sur Google.

Pour cela, lorsque vous partagez votre page avec le bouton Share (en haut à droite), cochez la section Search engine indexing.

• Créer des formules

Dans votre base de données, vous avez la possibilité d’ajouter des formules. Je vous invite à lire mon article sur les formules et regarder la vidéo.

Dans les propriétés, la catégorie formule vous permettra de réaliser autant de combinaisons possible. Vous pouvez, par exemple, réaliser des barres de progression à l’aide de formule pour observer l’avancement de vos projets.

• Raccourci clavier pour bouger entre des workspaces

Sur Notion, vous pouvez créer plusieurs espaces de travail. Si vous utilisez Notion pour des projets professionnels, mais également des activités personnelles, avoir différents espaces de travail peut être plus commode.

Pour passer d’un espace de travail à un autre en deux temps trois mouvements, appuyer sur la touche ⌘ et le numéro correspond à votre espace (1, 2, 3…).

• Dupliquer des blocs

Encore un raccourci clavier qui va vous ravir ! Avec le raccourci ⌘ D vous pouvez dupliquer des blocs autant que vous le souhaitez.

• Ajouter des rappels à des dates précises

Notre vie et notre travail sont rythmés par les deadlines (dates limites). Le problème : on oublie souvent ces dates.

En utilisant la fonction « remind » (/remind), vous pouvez ajouter des rappels en choisissant la date voulue.

• Ouvrir deux fenêtres Notion et Switcher entre des pages Notion

Pour ouvrir deux fenêtres sur Notion, vous pouvez utiliser le raccourci clavier ⌘ ⇧ N et ainsi il vous sera plus facile d’effectuer plusieurs tâches sur différents espaces de travail en même temps.

Pour vous balader de page en page sur Notion, utilisez la combinaison :

Mac : ⌘~

****PC : Alt + tab

• Les Synced blocks

Parmi les nouvelles fonctionnalités Notion, la fonction synced blocks s’active avec la slash commande /sync ou en le sélectionnant dans le menu avec / .

Vous pouvez dès lors copier des bases de données sur plusieurs pages, et chaque modification s’effectuera simultanément dans toutes les copies.

Un pas de plus dans votre maîtrise de Notion, mais surtout de nombreux pas en plus pour une utilisation productive de votre outil.

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Partagez moi vos astuces préférées et quelles sont les fonctionnalités que vous avez découvert dans cet article 😉